仮払いについて

出張費用などを会社の経費で出してもらうためには、しっかりと使用した金額や使用用途の記録を残さなければなりません。本人が出張費を立て替えた場合には、立替金として帳簿に記さなければなりませんが、会社が出張費を仮に支払った場合には仮払金としてお金の動きを記録しなければなりません。出張となると、多額な費用が必要となることも多いので、会社から費用を仮払いするのが一般的です。

企業内部のお金の流れは、納める税金の金額にも関係してくるため、帳簿に正確に記載されていなければなりません。企業の経理部は帳簿から財務諸表を作成し、納税をすることになります。商品の仕入れや売上は勿論のこと、出張費用のような諸経費も帳簿に記録していく必要があります。ちょっとした買い物程度の費用であれば、購入した者が費用を立て替えることが多いです。その際には立替金として一時的に帳簿に記載し、その後に費用として計上することが一般的です。しかし、出張となると、社員の方に立て替えてもらうことが困難な場合もあります。その際には、会社から費用をあらかじめ渡しておく必要があります。この時に使われるのが仮払いという方法です。

仮払いとは、費用はいくらかかかるか分からないが、だいたいこのくらいの金額が必要だろうという見当をつけて、その額を仮に支払っておくことです。借金の返済方法としてとらえている方もいますが、実際には違います。例えば出張に際し電車代に1万円程度が必要で宿泊費に2万円程度は必要だろうと見当をつけた場合には3万円を本人に対し、出張前に仮に支払っておくのです。そして帰社した際に実際にかかった費用を確かめて清算していくことになります。清算では、もしも実際に使った費用が3万円未満ならば、残った現金を返してもらわなければなりませんし、3万円以上費用がかかってしまった場合には不足分を本人に支払う必要があるわけです。

数百円程度の経費であれば、会社としても「後で代金は支払うから、一時的に立て替えておいてください。」と言えますが、出張などの多額の経費が必要になることが分かっている場合には、さすがに同様のことは言えません。そのため、出張という業務をしてもらうためにも仮払いの制度は必要となるのです。